Skuteczne delegowanie zadań to kluczowa umiejętność każdego efektywnego managera. Odkryj strategie, które pomogą Ci zdobyć kontrolę nad czasem i zwiększą produktywność. Dowiedz się, jak właściwie wybierać zadania do delegowania, jak efektywnie komunikować oczekiwania i utrzymać odpowiedzialność w zespole.
Bywa, że jednym z najwłaściwszych kroków, jakie możesz podjąć jako manager, jest oddanie części obowiązków w ręce innych pracowników. Delegowanie nie tylko poszerza Twój czas na priorytetowe zadania, ale również umożliwia członkom zespołu uczestnictwo w interesujących projektach.
Niemniej jednak, dla początkujących managerów, zdolność do odpowiedniego wyboru i sposobu delegowania może wydawać się przytłaczająca. Delegowanie jest bowiem umiejętnością przywódczą, którą rozwija się stopniowo. W niniejszym artykule, poprowadzimy Cię przez dziesięć cennych wskazówek, które posłużą Ci w doskonaleniu sztuki skutecznego przekazywania zadań.
Co to jest delegowanie zadań?
Delegowanie to działanie, które polega na przenoszeniu zadań i inicjatyw na inne osoby w zespole. Możesz delegować pracę, aby lepiej rozłożyć odpowiedzialność lub dlatego, że konkretne zadanie lub inicjatywa pasują lepiej do priorytetów, umiejętności lub zainteresowań innego członka zespołu.
Znajomość momentu i sposobu delegowania czyni Cię bardziej kompetentnym managerem. Delegowanie nie tylko pomaga w realizacji ważnych zadań, ale również otwiera drzwi do angażujących projektów dla członków zespołu. Skuteczne delegowanie zadań buduje zdolności grupowe i pozwala członkom zespołu odkrywać i rozwijać nowe mocne strony.
Dlaczego delegowanie zadań jest ważne?
Delegowanie pracy posiada dwie istotne korzyści: maksymalizację osobistej produktywności oraz wyrażenie zaufania wobec zespołu w kluczowych zadaniach. Kolektyw ma potężniejszą siłę niż jednostka – poprzez efektywne przekazywanie obowiązków, jako zespół możecie osiągnąć więcej niż oddzielnie.
Skuteczne delegowanie zadań działa także jako bariera przed wypaleniem zawodowym i nadmiernym obciążeniem. Wykonywanie całego zakresu pracy nie spoczywa na Tobie. Twoim zadaniem jako managera jest widzenie szerszej perspektywy i przekazywanie właściwych obowiązków odpowiednim osobom. Tworzenie umiejętności delegowania oznacza zrozumienie oczekiwanych efektów danej inicjatywy i przydzielanie ról w zespole zgodnie z różnorodnymi kompetencjami pracowników.
Umiejętność określenia momentu przekazania odpowiedzialności członkom zespołu przyczynia się do doskonalenia Twojej roli jako lidera. Ta kluczowa zdolność zarządzania otwiera drzwi do istotnych perspektyw rozwoju dla Twojego zespołu. W zależności od typu przekazanych obowiązków, delegowanie może wspomagać budowanie nowych zestawów kompetencji w zespole oraz monitorować postępy w realizacji planów rozwoju zawodowego.
Co powstrzymuje ludzi przed delegowaniem zadań?
Delegowanie zadań może być trudne, szczególnie dla nowych managerów, którzy nie zawsze wiedzą, co powinni przekazać pracownikom. Istnieją różne powody, dla których niektórzy ludzie mają trudności z przekazywaniem obowiązków:
- Martwienie się, że wyjaśnienie sposobu wykonywania zadania zajmie więcej czasu niż samodzielne jego wykonanie.
- Brak jasnego zrozumienia, które zadania mają pierwszeństwo.
- Pragnienie samodzielnego pracowania nad interesującymi projektami.
- Poczucie winy związane z przypisywaniem większej ilości pracy innym osobom.
- Niepewność co do tego, kto jeszcze może sobie poradzić z danym zadaniem.
- Chęć bycia kluczową postacią w zespole i poczucie własnej ważności.
Kiedy delegować pracę?
Brakuje jednoznacznego, prostego scenariusza dla delegowania prac, jednakże ogólnie rzecz biorąc, istnieje kilka pytań, które warto sobie postawić, aby ocenić celowość przekazywania danej pracy innym.
Kwestie, które warto rozważyć przed podjęciem decyzji o delegowaniu zadań:
- Czy ta praca bardziej pasuje do priorytetów innego członka zespołu?
- Czy istnieje inna osoba z odpowiednimi kwalifikacjami i wiedzą, by wykonać to zadanie?
- Czy praca może stanowić okazję dla kogoś do rozwoju i ulepszania swoich umiejętności?
- Czy to zadanie będzie się powtarzać w przyszłości?
- Czy mam wystarczająco czasu, aby skutecznie przekazać to zadanie, włącznie ze szkoleniem, udzielaniem odpowiedzi na pytania i dokonywaniem recenzji pracy wykonanej przez drugą osobę?
- Czy istnieją aspekty, nad którymi powinienem osobiście pracować (ze względu na ich istotność lub kluczową rolę)?
- Czy ewentualne niepowodzenie wpłynie na powodzenie projektu?
- Czy mamy możliwość ponownego wykonania pracy, jeśli zajdzie taka potrzeba?
Nie na każde pytanie musisz otrzymać odpowiedź twierdzącą, aby uzasadnić delegowanie pracy. Jednakże zadanie sobie tych pytań przed podjęciem decyzji o przekazaniu zadania komuś innemu pomoże wybrać odpowiednie zadania do powierzenia.
Oto 10 wskazówek, jak skutecznie delegować zadania.
Zidentyfikuj pracę, którą chcesz delegować.
Nie wszystkie zadania można delegować. Istnieją prace o charakterze strategicznym lub biznesowym, które wymagają osobistego zaangażowania. Zanim przystąpisz do delegowania pracy, dokładnie oceń jej znaczenie i potencjalne konsekwencje przekazania jej innej osobie.
Jednakże to nie oznacza, że istotne zadania nie mogą być delegowane. Jeżeli w zespole znajduje się osoba, która posiada odpowiednią wiedzę, doświadczenie oraz umiejętności do skutecznego wykonania danej pracy, to przekazanie jej tego zadania może okazać się korzystne. Pamiętaj jednak, że nadal ciąży na Tobie ostateczna odpowiedzialność za osiągnięcie pożądanego rezultatu.
Warto rozważyć delegowanie zadań, które spełniają następujące kryteria:
- Prace o charakterze powtarzającym się – Jeśli masz do czynienia z cyklicznie powtarzającym się zadaniem, często sensowne jest przekazanie go osobie, która ma dostateczny czas i zapał, by wykonać je skutecznie.
- Zadania, pasujące do zainteresowań członka zespołu – Jeżeli któryś z członków zespołu wykazuje zainteresowanie rozwijaniem nowych umiejętności lub doskonaleniem tych obecnych, warto sprawdzić, czy istnieją prace, które można by mu przekazać w celu wspierania rozwoju.
- Obowiązki związane z celami zawodowymi członka zespołu – Skutecznym podejściem do delegowania jest przekazywanie zadań, które są spójne z celami zawodowymi danej osoby.
Skuteczne delegowanie zadań – Ćwicz odpuszczanie.
Nauka delegowania może sprawiać trudności początkującym liderom, ponieważ wymaga przekazania istotnej pracy w ręce innych osób. To naturalne, że jesteś związany z własną pracą i czujesz się odpowiedzialny za jej jakość.
Opanowanie umiejętności delegowania jest kluczowe, jednak nie musisz odczuwać dyskomfortu za każdym razem, gdy to robisz. Początkowo warto ćwiczyć delegowanie na mniejszych zadaniach, zanim przejdziesz do większych projektów. Warto być cierpliwym – zarówno wobec siebie, jak i członków zespołu. Rozwinięcie zdolności delegowania wymaga pewnego czasu. Również członkowie zespołu mogą potrzebować więcej czasu niż Ty na wykonywanie zleconej pracy. Jednak poprzez delegowanie dajesz im okazję do rozwoju umiejętności w przyszłości, jednocześnie odciążając siebie.
Określ priorytety.
Kluczem do skutecznego delegowania jest zrozumienie priorytetów i charakteru zadań. Gdy zadanie ma wysoki priorytet, konieczne jest, aby zostało wykonane szybko, bez względu na to, czy zrobisz to samodzielnie, czy też przekażesz to zadanie innemu pracownikowi. W zależności od rodzaju pracy, musisz podjąć decyzję, czy wykonasz ją sam, czy też powierzysz komuś innemu.
Najlepszym sposobem na wyraźne określenie priorytetów jest powiązanie pracy z celami zespołu i organizacji. Kiedy Ty i Twój zespół rozumiecie, dlaczego Wasza praca ma znaczenie, łatwiej jest ustalać priorytety i wykonywać zadania o dużej wadze. Jeśli tego jeszcze nie zrobiłeś, rozważ skonsolidowanie wszystkich prac zespołu w jednym narzędziu do zarządzania projektami. To pozwoli każdemu zobaczyć, kto pracuje nad czym, kiedy i dlaczego.
Określ mocne strony każdego członka zespołu.
Delegowanie obejmuje również zapewnienie, że osoba, której przekazujesz zadanie, ma szanse na odniesienie sukcesu. Efektywne delegowanie składa się z dwóch głównych aspektów: przekazywania zadań osobom w zespole, które posiadają odpowiednie umiejętności w danej dziedzinie oraz zapewnienia okazji do rozwijania nowych kompetencji.
Aby to osiągnąć, warto dokładnie poznać mocne strony każdego członka zespołu, a także zrozumieć zainteresowania pracowników. Warto poświęcić czas podczas przyszłego spotkania indywidualnego i zapytać, jakie umiejętności obecnie posiadają i chcieliby je dalej rozwijać, a także jakie umiejętności chcieliby zdobyć, a których obecnie nie posiadają.
Podaj kontekst i wskazówki.
Przy przekazywaniu pracy, warto upewnić się, że osoba, która się jej podejmuje, jest przygotowana do odniesienia sukcesu. Obejmuje to:
- Udzielanie wskazówek dotyczących wykonywania zadania.
- Określenie terminu wykonania zadania.
- Dostarczenie kontekstu, dokumentów i szczegółów związanych z pracą.
- Zapewnienie niezbędnych narzędzi do wykonania obowiązków.
- Wyjaśnienie priorytetu, celów oraz oczekiwań związanych z pracą.
- Określenie pożądanego wyniku.
- Udostępnienie wszelkich związanych prac.
Warto mieć na uwadze, że praca, która może wydawać się łatwa dla Ciebie, może być zupełnie nowa dla osoby, którą prosisz o jej wykonanie. Dlatego warto poświęcić nieco czasu na przedstawienie zadania oraz odpowiedzi na wszelkie pytania, jakie mogą mieć pracownicy, zanim przystąpią do pracy. To pozwoli upewnić się, że są odpowiednio przygotowani do osiągnięcia sukcesu.
Skuteczne delegowanie zadań – Zainwestuj w szkolenia.
Bywa, że istnieją zadania, których nikt poza Tobą w zespole nie jest w stanie wykonać. Niektórzy managerowie uważają, że oznacza to niemożność delegowania takiej pracy. Jednak w zależności od priorytetów, często korzystniej jest przeszkolić członków zespołu, aby mogli także stawić czoła tym wyzwaniom.
Szkolenie wymaga czasu, co może kusić, by samodzielnie wykonać zadanie. Warto jednak spojrzeć na to jak na inwestycję w rozwój członków zespołu oraz uwolnienia się od części swoich obowiązków. W przyszłości odzyskasz sporo czasu, ponieważ ta osoba będzie mogła podjąć się tego zadania. Delegowanie czasochłonnych zadań stanowi doskonałą okazję do rozwijania umiejętności zarządzania czasem, zarówno dla Ciebie, jak i dla Twoich pracowników.
Część procesu szkolenia innej osoby, aby wykonała dane zadanie, to zapewnienie jej przestrzeni do rozwiązywania problemów, zamiast od razu dostarczać gotowych rozwiązań. Kiedy członek zespołu napotka na trudność, warto zadawać pytania, które pomogą mu znaleźć własne rozwiązanie. Zamiast dostarczać gotowych odpowiedzi, warto prosić drugą osobę o sugestie, co pozwoli jej budować umiejętność podejmowania decyzji oraz skieruje ją na właściwy tor.
Nadaj priorytet komunikacji i informacji zwrotnej.
Delegowanie obowiązków stwarza doskonałą okazję do wzajemnej informacji zwrotnej i komunikacji. Ważne jest, aby osoba, której powierzasz zadanie, miała możliwość skontaktowania się z Tobą w przypadku pytań. Organizowanie regularnych spotkań, na przykład indywidualnych rozmów, umożliwi dogłębne omówienie zagadnień.
Bardzo cenne jest przekazywanie opinii na temat pracy zespołu w kontekście przyszłych zadań. Zachęć również pracowników do wyrażenia swoich opinii – czy dostarczyłeś wystarczająco dużo informacji, by zapewnić osiągnięcie celu? Czy pozostały jakieś niewyjaśnione kwestie, które mogłyby ułatwić realizację zadania? Delegacja to umiejętność, którą budujesz na przestrzeni czasu, więc zdobywanie informacji zwrotnych pozwoli Ci lepiej przygotować się do długofalowego rozwoju.
Skoncentruj się na wynikach.
Kiedy delegujesz pracę, celem nie jest, aby członek zespołu wykonał ją dokładnie tak jak Ty. Nie ma nic złego w tym, że ktoś realizuje zadanie inaczej niż Ty, jeśli osiąga zamierzone rezultaty.
W trakcie przekazywania obowiązków i szkolenia członków zespołu, warto unikać nadmiernego wyjaśniania, jak powinno się wykonywać poszczególne czynności. Zamiast tego skup się na osiągnięciu końcowego celu i pozwól członkowi zespołu na stworzenie swojego własnego procesu wykonywania pracy. To da pracownikowi możliwość rozwoju umiejętności i jednocześnie pokazuje, że powierzasz mu odpowiedzialność za znalezienie własnej drogi realizacji zadania.
Skuteczne delegowanie zadań – Ufaj, ale kontroluj.
Po przekazaniu zadania, spróbuj cofnąć się o krok i dać członkowi zespołu przestrzeń do wykonania pracy. Regularnie się z nim spotykaj, aby upewnić się, że nie potrzebuje dodatkowego wsparcia. Jednocześnie daj mu wystarczająco dużo swobody, by pokazać, że wierzysz w jego możliwości.
Jednak ostatecznie to Ty ponosisz odpowiedzialność za końcowy rezultat. Jeśli jest to pierwsza próba delegacji takiej pracy, rozważ wprowadzenie cyklu przeglądów lub okresowych kontroli, aby ocenić wykonaną pracę i ewentualnie skorygować jej kierunek.
Okazuj wdzięczność.
Skuteczne przekazywanie pracy daje pozostałym członkom zespołu szansę na rozwijanie nowych umiejętności oraz angażowanie się w istotne projekty. Po zakończeniu zadania, ważne jest, aby upewnić się, że pracownik, który je wykonał, otrzymał uznanie za swoje zaangażowanie.
Inni członkowie zespołu interdyscyplinarnego mogą pochwalić Cię za wykonaną pracę, zwłaszcza jeśli już wcześniej podejmowałeś podobne wyzwania. Warto pamiętać, aby nie przypisywać sobie zasług za pracę innych i poświęcić chwilę, aby docenić wkład pracownika w udane wykonanie zadania.
Skuteczne delegowanie zadań – wnioski.
Delegowanie pracy to doskonały sposób na rozwijanie nie tylko osobistych umiejętności zarządzania, lecz także na wspieranie zawodowego rozwoju całego zespołu. Aby zapewnić sukces współpracowników, upewnij się, że mają wszelkie niezbędne informacje i narzędzia do właściwego wykonania przypisanych im zadań. Powodzenia!
