W pracy czasem nieuniknione są trudne decyzje, a jedną z najdelikatniejszych z pewnością jest zwolnienie pracownika. Procedura ta wymaga nie tylko wiedzy z zakresu prawa pracy, ale również umiejętnego zarządzania ludźmi i empatii. Jak zwolnić pracownika, jednocześnie zachowując etykę i szacunek? W naszym artykule przyjrzymy się kluczowym aspektom tego trudnego zadania, podpowiadając, o czym warto pamiętać podczas tego niełatwego procesu.
Spis treści:
- Jak zwolnić pracownika – 5 kluczowych kroków.
- Jak zwolnić pracownika – 5 rzeczy, których nie należy mówić.
- Jak zwolnić pracownika – powody wypowiedzenia.
Zwolnienie pracownika nie jest zadaniem, które ktokolwiek chciałby wykonywać. Bez względu na okoliczności nie jest prosto kogoś zwolnić. Kluczowe jest odpowiednie radzenie sobie z sytuacją, mając na uwadze dobro obu stron.
Kwestie ekonomiczne sprawiły, że wiele firm zdecydowało się na grupowe zwolnienia, łagodząc skutki recesji. Rozwiązanie umowy o pracę nie zawsze wynika z niesubordynacji pracownika lub jego słabych wyników. Istnieje wiele powodów, dla których konieczna może być redukcja etatów.
Choć zwolnienia pracowników mają swoje aspekty transakcyjne, nie można zapominać o ich charakterze emocjonalnym. Należy podejść do tego procesu z najwyższą ostrożnością, aby utrzymać zaangażowanie i morale pracowników na wysokim poziomie.
Dla menedżerów, zwolnienia pracowników często niosą za sobą niepokój i obawy. Wywołują strach zarówno u osób zwalnianych, jak i wśród pozostałych członków zespołu. Niektórzy zaczynają obawiać się o swoje miejsce pracy lub odczuwają niepewność co do przyszłości zatrudnienia. Ten proces wymaga kompleksowego wsparcia na różnych etapach.
Organizacje, jeśli to możliwe, starają się unikać zwolnień. Oczywiście, nikt nie pragnie dokonywać zwolnień pracowników. Dlatego kluczowe jest podejście proaktywne do kwestii efektywności pracowników, obejmujące rozwój zawodowy, coaching, przywództwo i inne aspekty.
Jak zwolnić pracownika – 5 kluczowych kroków.
Przed podjęciem jakichkolwiek działań, zalecamy skonsultowanie się z działem HR. Dzięki wsparciu HR i ewentualnym poradom działu prawnego możesz mieć pewność, że Twoja organizacja podejmuje wszystkie konieczne kroki. Niemniej jednak, należy pamiętać, że rozwiązanie umowy o pracę powinno przebiegać zgodnie z obowiązującym prawem i z należytym szacunkiem.
Jeśli ma to zastosowanie, daj pracownikowi możliwość doskonalenia się.
Przed rozważeniem procesu zakończenia zatrudnienia, warto dać pracownikowi szansę na rozwój. Jeśli Twoja organizacja zmaga się z problemem słabych wyników, proaktywne działanie może przynieść korzyści. Udzielenie wsparcia w celu poprawy osiągnięć pracownika jest kluczowe, zanim podejmie się ostateczne decyzje.
Problemy z wydajnością pracowników dotykają praktycznie każdą firmę, jednak w większości przypadków istnieje potencjał odwrócenia sytuacji przy odpowiednim wsparciu. Przykładowo, korzystając z coachingu, pracownicy mogą odkryć swoje umiejętności, możliwości i ukryte talenty. Indywidualne wsparcie może przyczynić się do znaczącej poprawy wydajności personelu. Dając pracownikom okazję do doskonalenia się, nie tylko inwestujesz w ich rozwój, ale także budujesz efektywną kulturę pracy.
Jeśli jednak mimo udzielonego wsparcia pracownik nie spełnia oczekiwań, dokumentacja problemów z wydajnością stanowi podstawę do wypowiedzenia. Gdy dostarczone możliwości poprawy nie przynoszą rezultatów, jako menedżer powinieneś rozważyć kolejne kroki, aby utrzymać wysoką wydajność zespołu.
Skontaktuj się z działem HR i działem prawnym
Mimo że podejście do zatrudniania według własnego uznania jest powszechne, Twoja firma powinna przestrzegać zasad, aby wszystkie rozwiązania umów o pracę były zgodne z prawem.
Zgodnie z najlepszymi praktykami, zaleca się skorzystanie z pomocy specjalistów z działu HR i prawników w procesie rozwiązania umowy. Oczywiście celem Twojej organizacji jest unikanie sytuacji związanych z bezprawnym zakończeniem umów o pracę. Zdobądź jak najwięcej informacji dotyczących polityki firmy, obowiązujących odpraw oraz innych aspektów.
Polegaj na zespole HR, aby upewnić się, że wypełniasz wszystkie niezbędne formalności. Rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem nie jest procesem, do którego chcesz przystępować bez profesjonalnego przygotowania.
Przygotuj się do rozmowy
Proces zwalniania pracowników to trudny i stresujący etap, który wymaga solidnych przygotowań.
Na początek, upewnij się, że zgromadziłeś wszystkie niezbędne informacje. Na przykład, jeśli zwalniasz pracownika z powodu niesatysfakcjonujących wyników, konieczne jest zebranie stosownej dokumentacji.
Jeśli zwalniasz kogoś z powodu naruszenia regulaminu pracy, miej należyte dokumenty pod ręką. Jeśli wcześniej zauważyłeś problemy podczas przeglądania wyników, zebranie tych danych jest niezbędne. Następnie zacznij planować, co chciałbyś przekazać. To nie jest sytuacja, w której można po prostu improwizować. Doprecyzuj, co chcesz powiedzieć, przy zachowaniu profesjonalizmu w relacji z pracownikiem. W niektórych firmach zaleca się obecność specjalisty ds. HR podczas zwalniania pracownika, nawet gdy to menedżer przeprowadza rozmowę.
Dział HR przygotuje Ci pismo z rozwiązaniem umowy. Treść takiego pisma powinna zawierać kluczowe informacje, które pracownik powinien poznać. Przede wszystkim powód i datę rozwiązania umowy, a także informacje dotyczące odprawy, jeśli ma zastosowanie.
Zanim umówisz się na spotkanie twarzą w twarz z pracownikiem, upewnij się, że masz całą potrzebną dokumentację. Takie przygotowanie pomoże również skutecznie odpowiedzieć na wszelkie pytania pracownika przed dniem zakończenia zatrudnienia.
Przeprowadź spotkanie – i wysłuchaj pracownika
Nadszedł czas na trudniejszy etap – przeprowadzenie spotkania twarzą w twarz z pracownikiem.
Rozumiemy, że każdy zwolniony pracownik może zareagować inaczej, co jest zrozumiałe. Trudno jest przewidzieć, jak dany pracownik zareaguje na tę niełatwą sytuację. W trakcie tego spotkania sugerujemy skorzystanie z poniższych wskazówek.
Od samego początku bądź konkretny i bezpośredni
Jeśli kiedykolwiek miało dojść do spotkania, na którym trzeba przejść od razu do sedna, to właśnie teraz. Wykorzystaj swoje umiejętności komunikacyjne i od początku spotkania bądź klarowny i bezpośredni. Dzięki temu będziesz mógł dostarczyć wszystkie istotne informacje, nie pozostawiając pracownika w niepewności co do przyszłości. Możesz zacząć od sformułowania w ten sposób: „Mam dla Ciebie złe wiadomości. Niestety, Twoja umowa o pracę została rozwiązana ze skutkiem natychmiastowym. Przekazałem Ci wszystkie niezbędne informacje z mojej strony, ale też chciałbym, abyś miał czas na ewentualne pytania”.
Przekaż wszystkie niezbędne informacje
Jeżeli już wcześniej prowadziłeś rozmowy z pracownikiem dotyczące problemów z wydajnością, przytocz je. Dzięki temu będzie świadomy, że nie jest to pierwszy raz, gdy te kwestie są poruszane.
Podobnie postępuj w przypadku naruszeń zasad firmy, dostarczając szczegółów. Im więcej danych i informacji, tym lepiej. W przypadku działań niezgodnych z prawem, zaleca się korzystanie z pomocy ekspertów i prawników, którzy mogą przeprowadzić taką rozmowę.
Wysłuchaj pracownika
Daj mu przestrzeń do wyrażenia uczuć i przetrawienia sytuacji. Prawdopodobne jest, że zwolniony pracownik doświadczy fali żalu, straty, szoku i smutku, a także może być zły i sfrustrowany. Warto opierać rozmowę na umiejętnościach regulacji emocji. Zdajesz sobie sprawę, że zwolnienie jest trudne dla pracownika, bez względu na okoliczności, więc staraj się być wyrozumiały i wysłuchaj, co ma do powiedzenia.
Odpowiadaj na wszelkie pytania najlepiej, jak potrafisz
Z pewnością pracownik będzie miał pytania. Staraj się udzielać odpowiedzi jak najbardziej precyzyjne, korzystając również z dostępnej dokumentacji.
Na przykład, gdy pracownik jest niepewny powodu zwolnienia, warto przytoczyć konkretne przykłady osiągania słabych wyników. Solidne przygotowanie do rozmowy umożliwi Ci skuteczniejsze odpowiadanie na różnorodne pytania.
Zwiąż wszystkie luźne końce
W tym punkcie spotkania zadbaj o to, aby zwolniony pracownik posiadał pełną gamę niezbędnych informacji. Przeanalizuj takie kwestie, jak niewykorzystany urlop czy wolne dni, termin ostatniej wypłaty oraz świadczenia zdrowotne. Jeśli pracownicy mają osobiste rzeczy w miejscu pracy, pamiętaj, aby umożliwić im odpowiedni czas na zebranie swoich przedmiotów osobistych.
Zbierz wszelki majątek firmy
Większość przedsiębiorców udostępnia swoim pracownikom różne mienie firmy. Pamiętaj, aby zebrać wszystkie dostępne przedmioty, takie jak laptopy, pliki i inne urządzenia firmowe. Niektóre firmy mogą także zajmować się dystrybucją telefonów służbowych lub iPadów.
Zadbaj, aby pracownikowi został przyznany czas na zebranie swoich osobistych rzeczy. Jeśli pracownik pracuje zdalnie, zadbaj o instrukcje dotyczące zwrotu wszelkich przedmiotów firmowych.
Jak zwolnić pracownika – 5 rzeczy, których nie należy mówić.
Zwolnienie pracownika to trudne zadanie dla menedżerów, które często wiąże się z niepokojem i stresem oraz ewentualnym poczuciem winy, wstydem lub żalem.
Mimo że jest to proces obarczony emocjami, kluczowe jest unikanie sytuacji, w których emocje przejmują kontrolę. Szczególnie, gdy pracownik reaguje w sposób lekceważący, ważne jest zachowanie spokoju. Nie zaleca się również, aby nerwy przewodniczyły sytuacji, prowadząc do nieodpowiednich reakcji.
Przygotowaliśmy listę pięciu rzeczy, których nie należy mówić podczas zwalniania pracownika.
- „To dla mnie naprawdę trudne”: Zatrzymajmy się tutaj. Niezależnie od okoliczności rozwiązania umowy, pracownik, który traci pracę, doświadcza trudności. Ważne jest, aby kierować się empatią, ale jednocześnie zachować bezpośredni i jasny styl komunikacji.
- „Porównywanie twoich wyników z tym kolegą z zespołu to niewłaściwe podejście.” Menedżerowie powinni zdawać sobie sprawę, że ocena pracowników nie powinna polegać na porównywaniu ich wyników z osiągnięciami innych członków zespołu. Ważne jest, aby oceniać pracowników względem wymagań stanowiska, a nie w kontekście osiągnięć kolegów.
- „Niektóre aspekty wymagają dopracowania już teraz.” Nie, szczegóły powinny być dopracowane przed czasem. Jeśli masz uwagi w tej kwestii, konieczny jest powrót do etapu przygotowań, aby upewnić się, że uwzględniłeś wszystkie szczegóły.
- „Daj mi znać, jeśli potrzebujesz pomocy.” Mimo że to wyrażenie wynika z dobrych intencji, może być odbierane jako protekcjonalne i nieefektywne. Lepiej jest wykazać gotowość do konkretnego wsparcia lub określenia dostępnych zasobów.
- „Nasz zespół jest jak rodzina, więc to była trudna decyzja.” Firmy nie są rodzinami. Taki sposób myślenia może sygnalizować toksyczność kultury organizacyjnej, gdy firma traktuje pracowników, jak członków rodziny.
Jak zwolnić pracownika – powody wypowiedzenia.
Istnieje wiele przyczyn, dla których może dojść do zwolnienia pracownika. Poniżej przedstawiamy pięć najczęstszych powodów, które prowadzą do decyzji o rozwiązaniu umowy o pracę.
Dyskryminacja
Jeśli pracownik dopuszcza się dyskryminacji w miejscu pracy, jest to wystarczający powód do rozwiązania umowy. Zgodnie z prawem, nielegalne jest dyskryminowanie osób ze względu na rasę, religię, płeć, orientację płciową, pochodzenie etniczne itp. W przypadku podejrzenia dyskryminacji, zaleca się konsultację z działem HR oraz prawnikami, gdyż może to sygnalizować obecność wrogiego środowiska pracy.
Słaba wydajność
Niska wydajność pracowników stanowi powszechny powód rozwiązania umowy. Jeśli pracownicy nie spełniają swoich obowiązków, może to negatywnie wpływać na całą organizację, generując efekt domina. Niemniej jednak, z odpowiednim wsparciem i zasobami istnieje możliwość aktywnego zarządzania produktywnością pracowników, co minimalizuje konieczność zwalniania z powodu słabej wydajności.
Nieetyczne postępowanie
Istnieje duże prawdopodobieństwo, że kodeks postępowania lub podręcznik pracownika w Twojej firmie zawierają informacje dotyczące etycznego postępowania. Naruszenie tego kodeksu poprzez nieetyczne zachowanie stanowi podstawę do rozwiązania umowy o pracę.
Na przykład, jeśli pracownik działu sprzedaży przekupuje potencjalnego klienta, co jest sprzeczne z regulaminem i polityką firmy, może to skutkować rozwiązaniem stosunku pracy.
Nękanie lub inne nielegalne działania
Jeśli potwierdzisz, że pracownik był zaangażowany w nielegalne praktyki, stanowi to podstawę do zwolnienia. W żadnym przypadku nie powinno się usprawiedliwiać jakiegokolwiek rodzaju molestowania czy innych niezgodnych z prawem działań w miejscu pracy.
Redukcja
Niestety zwolnienia są powszechne, zwłaszcza gdy firmy reagują na trudną sytuację gospodarczą. Jest to najtrudniejsze rozwiązanie umowy, ponieważ odchodzi wielu pracowników, którzy mogliby być fantastycznymi pracownikami. Są jednak koszty, które firmy ponoszą w odpowiedzi na zwolnienia. Wpływają na nastroje pozostałej części pracowników , ich zaangażowanie i produktywność.
Nie zapominaj o ludzkim podejściu do zwalniania pracowników
Nie zapominaj o humanitarnym aspekcie zwalniania pracowników. Choć jest to proces o charakterze transakcyjnym, zwalnianie ściśle wiąże się z emocjami. Ten negatywny wpływ rozchodzi się na zwolniony personel, ale także wpływa na menedżerów, pozostałych członków zespołu i ogólne zaangażowanie pracowników. Pamiętaj, że proaktywne inwestowanie w rozwój pracowników umożliwia minimalizację negatywnych skutków związanych ze zwolnieniami.
