Po lekturze tego artykułu każdy przystąpi do opracowywania diagramów procesów. Lecz co to takiego? Mapowanie procesów polega na graficznym ukazaniu realnych procedur stosowanych w firmach czy instytucjach. Utworzenie dokumentacji etapów procesu przynosi wiele korzyści przedsiębiorstwu. Jak to wykonać skutecznie, jakie są techniki, jakich narzędzi warto użyć i jak uniknąć powszechnych pomyłek? Tutaj odnajdziesz pełen wachlarz informacji na temat mapowania procesów.
Spis treści:
- Czym jest mapowanie procesów?
- Rodzaje map procesów
- Mapowanie procesów – symbole i ich znaczenie
- Mapowanie procesów – korzyści
- Jak stworzyć mapę procesów w 4 krokach
Aby skutecznie prowadzić proces, niezbędne jest poznanie sposobu płynnego przechodzenia od punktu A do punktu B. W tej podróży będzie Ci towarzyszyć mapowanie procesów.
Pomyśl o każdym procesie jak o podróży. Przed jej rozpoczęciem planujesz trasę, notując kluczowe etapy i przystanki po drodze. Podczas eksplorowania krajobrazów operacyjnych Twojej organizacji, mapa procesów oświetla ścieżkę pomiędzy Twoim aktualnym położeniem a docelowym.
Bez mapy Twój zespół może nadal dostarczać wysokiej jakości produkty, ale w tempie, które nie odpowiada oczekiwaniom klientów lub interesariuszy. Istnieje również ryzyko, że nigdy nie osiągniesz sukcesu, gdyż nieefektywne narzędzia i nieprzewidziane przeszkody utrudniają pracę Twojemu zespołowi. Zamiast tego, warto rozpocząć planowanie projektu od strategicznego planu działania, który precyzyjnie określa najbardziej wydajne i skuteczne dalsze kroki.
Czym jest mapowanie procesów?
Mapowanie procesów to graficzna reprezentacja sekwencji kroków związanych z realizacją zadania lub przepływem pracy. Zarządzający biznesem i liderzy projektów wykorzystują te techniki, aby wizualnie przedstawić procesy i zlokalizować obszary, które wymagają poprawy.
Te dokumenty przypominają plany działania lub modele decyzyjne, oferując szczegółowy opis działań, kto jest za nie odpowiedzialny, jak je wykonać oraz gdzie mogą pojawić się ograniczenia lub opóźnienia.
| Stres w pracy – jak sobie radzić? Poznaj sprawdzone sposoby! Pokolenia w pracy – jak nimi efektywnie zarządzać? |
Rodzaje map procesów
Istnieje szeroki wybór metod dokumentacji służących do mapowania procesów, z których każda jest dostosowana do różnorodnych przypadków. Poniżej przedstawiamy kilka najpopularniejszych rodzajów.
Schemat blokowy
Mapowanie procesów za pomocą schematu blokowego polega na przedstawieniu poszczególnych kroków procesu za pomocą bloków graficznych, z których każdy reprezentuje konkretną czynność lub etap procesu. Linie łączące bloki wskazują na zależności i relacje między poszczególnymi krokami. Schemat blokowy umożliwia klarowne i zwięzłe przedstawienie procesu, co ułatwia jego analizę i optymalizację.
Najbardziej odpowiedni do: prezentacji ciągu procesu od początku do końca, zwykle w sekwencyjnej kolejności.
Ogólna mapa procesu
Wyobraź sobie przelot helikopterem nad miastem. Z tej wysokości można zobaczyć całą sieć ulic, lecz nie da się rozróżnić pojedynczych pojazdów czy przechodniów.
Kroki są skupione na kluczowych elementach procesu, a mapa zawiera tylko najistotniejsze szczegóły. Stanowi ona podstawowy schemat blokowy, który zapewnia ogólny widok od początku do końca. Te dokumenty doskonale sprawdzają się podczas wstępnych sesji burzy mózgów, gdy definiowany jest ogólny przepływ, jeszcze zanim przystąpi się do analizy szczegółów.
Idealna do: przedstawienia istotnych etapów procesu.
Szczegółowa mapa procesu
Obecnie przechadzasz się po ulicach miasta, gdzie dostrzegasz samochody, przechodniów i wystawy sklepowe. Tego rodzaju perspektywę dostarcza dokładna mapa procesu, uwzględniająca podzadania procesu, punkty decyzyjne i wskaźniki sukcesu.
Ta bardziej kompleksowa technika mapowania pomaga zrozumieć szczegółowy przepływ pracy, ułatwiając identyfikację wąskich gardeł i nieefektywności.
Najbardziej odpowiednia do: dokładnego zrozumienia procesu wraz ze wszystkimi szczegółami i problematycznymi obszarami.
Diagramy toru działania (swimlane)
Diagramy torów działania odzwierciedlają przepływy pracy, uwzględniając indywidualne, zespołowe i międzywydziałowe obowiązki. Poprzez przypisanie zadań do „torów pływackich”, te diagramy identyfikują osoby odpowiedzialne za każde działanie. Każda „ścieżka” reprezentuje innego uczestnika lub interesariusza w procesie, a poszczególne etapy na tych ścieżkach oznaczają zadania, za które są oni odpowiedzialni.
Diagramy torów działania są idealne do wizualizacji podziału zadań, pokazywania przekazania obowiązków oraz wyznaczania uprawnień decyzyjnych. Najlepiej sprawdzają się do przedstawiania roli wielu interesariuszy w procesie.
Mapa strumienia wartości (VSM)
Mapa strumienia wartości to narzędzie używane do zrozumienia i poprawy przepływu pracy w procesie biznesowym. Pokazuje ona kroki potrzebne do dostarczenia produktu lub usługi klientowi, podkreślając wartość dodaną i eliminując marnotrawstwo. Mapowanie strumienia wartości pomaga zidentyfikować obszary, które mogą być optymalizowane, aby proces był bardziej efektywny i bardziej skoncentrowany na potrzebach klienta.
Najbardziej przydatna do: prezentacji sposobu dostarczenia produktu klientowi oraz zapisania ilościowych informacji na temat procesu.
Diagram SIPOC
Diagram SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer) jest narzędziem służącym do analizy procesów biznesowych poprzez identyfikację i zrozumienie relacji między dostawcami, wejściami, procesem, wyjściami i klientami. Diagram składający się z pięciu kolumn pomaga w zapewnieniu klarownego zobrazowania kluczowych elementów procesu oraz ich wzajemnych powiązań. To nie jest samodzielna mapa procesu, ale diagram określający istotne elementy procesu, który może być wykorzystany jako punkt wyjścia do tworzenia szczegółowej mapy procesu. W ten sposób ułatwia zrozumienie, ocenę i optymalizację złożonych procesów w organizacji.
Najbardziej odpowiedni do: rozpoznawania kluczowych elementów i zainteresowanych stron w procesie.
Oto jedynie kilka przykładów mapowania procesów, które możesz opracować w zależności od potrzeb Twojego zespołu. Dzięki odpowiedniej mapie jesteś gotowy do nawigowania po krajobrazie procesów biznesowych i ustalania kierunku poprawy i efektywności.
Mapowania procesów – symbole i ich znaczenie
Tak jak mapa geograficzna posiada swoje specyficzne symbole dla autostrad, miast i rzek, tak również mapowanie procesów używa unikatowego zestawu ikon do reprezentowania różnych działań w procesie. Poniżej znajdują się niektóre z najczęściej używanych symboli w mapowaniu procesów:
- Owale oznaczają linie startu i mety, wyznaczając granice procesu.
- Prostokąty reprezentują poszczególne zadania lub operacje w procesie. Każdy prostokąt wskazuje na konieczność wykonania określonej czynności.
- Diamenty wskazują na kluczowe punkty decyzyjne, takie jak pytanie w przepływie pracy, gdzie odpowiedź determinuje kolejny krok.
- Kształt „D” symbolizuje opóźnienia w procesie.
- Równoległoboki oznaczają dane wejściowe lub wyjściowe.
- Strzałki wskazują kierunek przebiegu procesu, prowadząc od jednego kroku do kolejnego.
- Symbol prostokąta z pofalowaną podstawą reprezentuje dokument lub informację dostępną do przeczytania. Aby oznaczyć dostępność wielu dokumentów, można użyć symbolu składającego się z kilku prostokątów z pofalowanymi podstawami.
Mapowanie procesów – korzyści
Mapowanie procesów otwiera szeroki wachlarz korzyści: stymuluje ciągłe doskonalenie, poszerza wiedzę oraz stanowi podstawę dokumentacji procesów biznesowych. Te aspekty wspierają zarówno pracowników, jak i firmy. Poniżej znajdziesz sześć kluczowych korzyści płynących z mapowania procesów.
Zwiększa zrozumienie procesów przez pracowników
Tworzenie wizualnej reprezentacji każdego przebiegu procesu pozwala członkom zespołu i interesariuszom lepiej zrozumieć, na czym polega praca. Mapy procesów jasno ukazują sekwencję wydarzeń, role i punkty decyzyjne między różnymi zadaniami.
Mapowanie procesów jest jak trzymanie lustra przed działaniami biznesowymi – ujawnia rzeczywisty obraz, wraz z wadami. Ta przejrzystość poprawia współpracę w zespole, komunikację i podejmowanie decyzji.
Rzuca światło na obszary wymagające ulepszeń
Każdy proces posiada swoje mocne i słabe strony, a mapowanie procesów pomaga zidentyfikować wąskie gardła, nadmiarowości i inne nieefektywności, które hamują pracę zespołu. Czy to długotrwały krok, czy też nadmiarowe zużycie zasobów, korzystając z tego procesu mapowania, można zwiększyć ogólną wydajność.
Ułatwia dokumentowanie procesu
Przejrzysta, aktualna oraz centralnie zlokalizowana dokumentacja zapewnia zespołowi jedno źródło prawdy, które może służyć jako punkt odniesienia w zrozumieniu prac nad projektami i zadaniami. Taka skuteczna dokumentacja zmniejsza czas poświęcony na szukanie odpowiedzi lub popełnianie błędów w procesie wykonawczym.
Mapy procesów są kluczowym elementem tej bazy wiedzy. W klarowny i uporządkowany sposób można przedstawić każdy etap procesu, dane wejściowe, dane wyjściowe oraz punkty decyzyjne.
Mapowanie procesów jest także pomocne podczas wprowadzania nowych pracowników. Nowi członkowie zespołu mogą zostać szybko wdrożeni, korzystając z mapy procesów. Ponadto, te dokumenty mogą być wykorzystywane podczas tworzenia nowych inicjatyw lub planowania działań.
Kieruje inicjatywami doskonalenia procesów
Mapowanie procesów stanowi punkt wyjścia dla inicjatyw doskonalenia procesów. Zapewnienie szczegółowego widoku przepływu pracy – w tym metryk i danych – pozwala zespołom analizować proces, identyfikować obszary marnotrawstwa oraz planować zmiany. Na przykład międzynarodowy sprzedawca detaliczny artykułów spożywczych i towarów Tesco za cel obrał sobie redukcję kosztów operacyjnych o 7% poprzez mapowanie swoich procesów biznesowych w celu zlokalizowania możliwości oszczędności czasu i kosztów.
Obsługuje modelowanie procesów biznesowych (BPM)
BPM wspomaga organizacje w automatyzacji i doskonaleniu procesów, przy czym mapowanie procesów stanowi pierwszy krok. Następnie możliwe jest doskonalenie przepływów pracy oraz modelowanie na podstawie ulepszonych schematów, wdrażając te modele w całej strukturze organizacyjnej.
Minimalizuje ryzyko nieporozumień
Precyzyjne zdefiniowanie efektywnych procesów ogranicza niejasności między członkami zespołu a zewnętrznymi interesariuszami, co oszczędza czas i unikanie problemów.
Brak mapy procesu może skutkować rozterkami członków zespołu odnośnie sposobu realizacji zadań, co prowadzi do straty czasu i konfliktów z innymi współpracownikami, którzy czekają na opóźnione działania. Oczekiwania interesariuszy dotyczące wykorzystania konkretnej technologii, przy wyborze innej, może także prowadzić do sporów.
Jak stworzyć mapę procesów w 4 krokach
Teraz, kiedy posiadasz już znajomość języka mapowania procesów, nadszedł czas, aby przystąpić do działania – ołówek w dłoń lub kursor na ekranie – i stwórz swoją mapę. Oto prosty, czterostopniowy przewodnik dotyczący tworzenia strategicznego i skutecznego dokumentu.
Wybierz swój proces
Ostatecznie, będziesz chciał zmapować każdy proces biznesowy, aby utworzyć wprowadzające dokumenty i zapewnić widoczność podczas aktualizacji procedur. Jednak na początek, zidentyfikuj przepływy pracy, które wymagają natychmiastowej uwagi.
Może to być sytuacja, gdy członkowie zespołu narzekają na spowolnienie procesu lub klienci oczekują szybszej dostawy produktów od Twojego zespołu. Cokolwiek to jest, współpracuj ze swoim zespołem, aby utworzyć listę priorytetów dotyczących usprawnienia procesu i rozpocznij od identyfikacji najbardziej krytycznego obszaru.
Zbierz wszystkie informacje
Zwołaj wszystkie osoby zaangażowane w proces, aby omówić następujące aspekty:
- Wyzwalacze początkowe i końcowe.
- Każde zadanie pomiędzy nimi.
- Potencjalne przeszkody (np. akceptacja klienta, zadania zależne itp.).
- Ogólne ramy czasowe projektu.
- Indywidualne harmonogramy zadań.
- Potencjalne blokady, które mogą wydawać się nieistotne (np. opóźnienia spowodowane przez inne zespoły).
- Zasoby (informacje, narzędzia, fundusze), które będą potrzebne do wykonania każdego kroku.
Narysuj schemat blokowy
Przemyśl cel mapy przed jej stworzeniem. Jeśli ma służyć ogólnemu przeglądowi dla zewnętrznych interesariuszy, postaw na prostotę. Natomiast dla personelu wewnętrznego, możesz utworzyć bardziej szczegółową wersję.
Następnie, po ustaleniu z zespołem elementów niezbędnych do zakończenia procesu, przedstaw kroki, używając prostokątów do oznaczenia każdego zadania lub operacji. Dodaj strzałki wskazujące przepływ, romby dla punktów decyzyjnych, a także równoległoboki Informujące o danych potrzebnych do rozpoczęcia procesu lub danych wynikowych.
Sprawdź i udoskonal
Przejrzyj swoją wersję roboczą mapy z zespołem, ponownie przechodząc przez proces, aby upewnić się, że jest dokładna. Możesz również udostępnić tę wersję roboczą zewnętrznym interesariuszom, aby upewnić się, że terminy i cele spełniają ich oczekiwania.
Określ regularność przeglądów w celu audytowania i ulepszania tego planu, aby uwzględnić zmiany operacyjne oraz postęp technologiczny.
Mapowanie procesów to podróż, nie cel. Nie jest to jednorazowe działanie, które można zakończyć i zapomnieć. To potężne narzędzie zarządzania, które umożliwia ciągłe doskonalenie wraz z ewolucją i rozwojem procesów biznesowych.
Również mapowanie przepływu pracy to wszechstronna umiejętność. Po jej opanowaniu będziesz miał zdolność do radykalnego usprawniania swoich procesów, co przyczyni się do zwiększenia wydajności zespołu i ogólnej produktywności.
Powodzenia!
| Cele długoterminowe i krótkoterminowe – czyli, jak odnieść sukces Komunikacja niewerbalna w pracy – Sekret zaufania zespołowego |
Źródło: https://fr.fiverr.com/evan_nanoz/map-you-business-processes-in-gold-standard
Tagi: mapowanie procesów, mapa procesów, diagram procesów, process mapping, workflow, process optimization
